5 merkkiä, että taloushallinnon ulkoistaminen kannattaa

Monet keskisuuret yritykset käyttävät kirjanpitoon enemmän aikaa kuin pitäisi. Ei siksi, että kurinalaisuudessa olisi puutteita, vaan siksi, että yritys on kasvanut ulos ratkaisuista, jotka toimivat silloin, kun liiketoiminta oli puolet nykyisestä. Tällöin taloushallinnosta voi tulla kasvun mahdollistajan sijaan pullonkaula.

Hyvin rakennettu taloushallinto ei ainoastaan pidä numeroita kunnossa. Sen pitäisi:

• helpottaa johtamista

• tarjota ajantasainen näkyvyys liiketoimintaan

• vähentää monimutkaisuutta

• tukea kasvua ilman jatkuvaa operatiivista kuormitusta

Tunnistatko omassa organisaatiossanne jonkin näistä merkeistä?

Merkki 1: Kirjanpito hidastaa kasvua, ei tue sitä

Kasvu on hyvä asia. Kasvu ilman skaalautuvaa taloushallintoa johtaa kuitenkin helposti kaaokseen. Kun tapahtumien määrä kasvaa, uusia yhtiöitä perustetaan, henkilöstö lisääntyy ja raportointivaatimukset kasvavat, kirjanpito jää helposti jälkeen.

Sen seurauksena talousjohtajan aika kuluu rästien selvittämiseen numeroiden analysoinnin ja johdon tukemisen sijaan. Tämä tulee kalliiksi, vaikka kustannus ei näkyisikään suoraan laskulla.

Ulkoinen taloushallinnon kumppani skaalautuu yrityksen tarpeiden mukaisesti. Maksat vain tarvitsemastasi kapasiteetista etkä kokoaikaisesta resurssista, joka on hiljaisina aikoina vajaakäytöllä ja kiireisinä aikoina ylikuormittunut.

Merkki 2: Avainhenkilön poissaolo voi pysäyttää
prosessit

Mitä tapahtuu taloushallinnolle, jos kirjanpidon vastuuhenkilö sairastuu kolmeksi viikoksi?  Mitä tapahtuu ALV-raportoinnille, jos järjestelmän tunteva henkilö  irtisanoutuu?

Monessa keskisuuressa yrityksessä vastaus on: kaaos.

Henkilöriippuvuus on yksi yleisimmistä ja vähiten puhutuista taloushallinnon riskeistä. Taloushallinnon ulkoistaminen ratkaisee tämän ongelman. Yhden henkilön sijaan käytössänne on kokonainen asiantuntijatiimi.

Merkki 3: Käytätte liikaa aikaa oikean osaamisen
etsimiseen ja ylläpitämiseen

Hyvien kirjanpitäjien ja palkkahallinnon asiantuntijoiden rekrytointi ja sitouttaminen on haastavaa. Osaajamarkkina on tiukka ja asiantuntemus maksaa.

Haaste ei kuitenkaan pääty rekrytointiin. Kun oikea henkilö lopulta löytyy, on lisäksi
huolehdittava siitä, että hän pysyy ajan tasalla lakimuutoksista, verohallinnon uusista
vaatimuksista ja järjestelmien päivityksistä. Samalla yrityksen omat tarpeet kasvavat
liiketoiminnan mukana.

Taloushallinnon ulkoistaminen siirtää nämä kumppanille. Ulkoistamalla taloushallinnon saatte käyttöönne asiantuntijatiimin, joka työskentelee näiden asioiden parissa joka päivä. Tämä vähentää riippuvuutta yksittäisistä henkilöistä ja varmistaa, että osaaminen pysyy ajan tasalla myös liiketoiminnan muuttuessa.

Merkki 4: Raportointi viivästyy tai sisältää virheitä

ALV-ilmoitukset. Tulorekisteri-ilmoitukset. Tilinpäätös. Hallituksen kvartaaliraportit.
Raportointi ei ole valinnanvaraista ja virheet voivat tulla kalliiksi.

Jos määräajat aiheuttavat jatkuvaa stressiä, virheitä löytyy jälkikäteen tai numeroiden selittäminen hallitukselle vie liikaa aikaa, prosesseissa on todennäköisesti puutteita. Syynä eivät välttämättä ole ihmiset, vaan riittämättömät järjestelmät, toimintatavat tai resurssit.

Raportoinnin tarkoitus ei ole myöskään vain täyttää viranomaisvaatimuksia. Sen pitäisi auttaa johtoa ymmärtämään liiketoimintaa paremmin. 

Ammattimaisella  taloushallinnon kumppanilla on valmiit prosessit ja toimintamallit. Määräajat eivät aiheuta stressiä, vaan ovat osa normaalia arkea.

Hyvä taloushallinto tekee liiketoiminnan luvuista helpommin ymmärrettäviä, ajantasaisia ja helposti hyödynnettäviä. Parhaimmillaan johto saa käyttöönsä reaaliaikaisemman näkyvyyden kannattavuuteen, kassavirtaan, henkilöstökuluihin, kasvuun ja liiketoiminnan kehitykseen.

Merkki 5: Ette tiedä, mitä sisäinen taloushallinto
todellisuudessa maksaa

Tämä on merkki, jota harva tulee ajatelleeksi. Mitä in-house-ratkaisu todellisuudessa
maksaa?

Kuukausipalkka on helppo nähdä, mutta laske mukaan kaikki:

● palkat ja lisät
● lomarahat
● eläkemaksut
● sairauspoissaolot
● rekrytointikustannukset
● järjestelmälisenssit
● koulutukset ja kurssit
● työvälineet
● henkilöstöedut

Lisää vielä esihenkilöiden käyttämä aika perehdytykseen, seurantaan ja laadunvarmistukseen.

Monessa keskisuuressa yrityksessä laskelma osoittaa, että taloushallinnon ulkoistaminen on edullisempaa kuin oletettiin ja sisäinen ratkaisu on paljon kalliimpi kuin uskottiin.

Taloushallinnon ulkoistaminen ajankohtaista?

Varaa maksuton nykytila- ja tarvekartoitus

Mitä taloushallinnon ulkoistaminen maksaa?

Taloushallinnon ulkoistamisen kustannukset riippuvat muun muassa:

● yrityksen koosta
● tapahtumamääristä
● yhtiörakenteesta
● raportointitarpeista
● käytettävistä järjestelmistä
● kansainvälisistä tarpeista
● palvelun laajuudesta

Käytännössä kustannukset muodostuvat usein huomattavasti ennakoitavammiksi kuin sisäisessä mallissa, jossa kokonaiskuluja on vaikea hahmottaa.

Monelle keskisuurelle yritykselle taloushallinnon ulkoistamisen suurimmat hyödyt eivät liity pelkästään kustannussäästöihin, vaan myös:

● pienempään henkilöriippuvuuteen
● parempaan jatkuvuuteen
● tehokkaampiin prosesseihin
● ajantasaisempaan raportointiin
● parempaan näkyvyyteen liiketoiminnan lukuihin

Tyypillisesti taloushallinnon palvelut rakennetaan yhdistelmällä:

● kiinteää kuukausiveloitusta
● tapahtuma- tai työntekijäkohtaista hinnoittelua
● erikseen sovittavia asiantuntijapalveluita

Tämä tuo yritykselle ennakoitavuutta ilman tarvetta ylläpitää ylimitoitettua sisäistä organisaatiota. Jos haluatte realistisen arvion oman organisaationne kustannuksista ja mahdollisista hyödyistä, laskemme ne mielellämme yhdessä.

Haluatko arvion oman yrityksenne kustannuksista?

Ota yhteyttä

Lue lisää Amesto AccountHousen taloushallinnon palveluista.

Tutustu palkanlaskennan palveluihimme.

Mitä talousjohtajan kannattaa vaatia taloushallinnon
kumppanilta?

Kaikki ulkoistuspalvelut eivät ole samanlaisia. Hyvä kumppani ei ainoastaan tuota raportteja, sen pitäisi auttaa tekemään liiketoiminnasta helpommin johdettavaa. Kiinnitä huomiota erityisesti näihin:

1. Liiketoiminnan ymmärrys: Ymmärtääkö kumppani toimialaanne, kasvutavoitteitanne ja johtamisen tarpeita vai keskittyykö se vain transaktioihin?
2. Nimetyt asiantuntijat: Ette asioi kasvottoman asiakaspalvelun kanssa, vaan käytössänne on nimetyt yhteyshenkilöt, jotka tuntevat liiketoimintanne.
3. Järjestelmäosaaminen: Kokemus nykyisistä järjestelmistänne tai kyky suositella ja ottaa käyttöön parempia ratkaisuja.
4. Proaktiivinen neuvonta: Hyvä kumppani kertoo sääntelyn muutoksista ennen niiden voimaantuloa, ei vasta jälkikäteen.
5. Skaalautuvuus: Pystyykö kumppani kasvamaan yrityksenne mukana myös Pohjoismaissa tai kansainvälisesti?

Taloushallinnon ulkoistaminen ajankohtaista?

Parhaimmillaan taloushallinnon ulkoistaminen ei ole vain operatiivinen ratkaisu, vaan tapa rakentaa skaalautuvampi, läpinäkyvämpi ja paremmin johdettu liiketoiminta.

Amestolla uskomme, että taloushallinnon pitäisi helpottaa liiketoimintaa, ei tehdä siitä raskaampaa. Siksi autamme asiakkaitamme rakentamaan toimintamalleja, jotka tukevat kasvua myös tulevaisuudessa.

Haluatko arvioida nykyisen toimintamallinne? Käydään yhdessä läpi:
● organisaationne nykytilanne
● kehityskohteet
● mitä taloushallinnon ulkoistus Amestolle tarkoittaisi teille käytännössä

Ota yhteyttä